Desain Struktur Organisasi

AsikBelajar.Com | Artikel ini bagian dari artikel yang membahas Organisasi sebagai Struktur (Struktur Organisasi), bagian ini memuat tentang Desain Struktur Organisasi:

Struktur berkenaan dengan pekerjaan, sedangkan pekerjaan memengaruhi perilaku orang-orang yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi berkenaan dengan proses keputusan dalam mendesain struktur organisasi yang menyangkut 1) pembagian pekerjaan, 2) departementalisasi, 3) rentang kendali, dan 4) delegasi.

1) Pembagian Pekerjaan
Pembagian pekerjaan (division of labor) ialah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab melaksanakan tugasnya masing-masing. Tujuannya adalah agar setiap orang di dalam organisasi memahami siapa yang bertugas dan bertanggung jawab kepada siapa, apa yang dilakukannya, bilamana dilakukan, di mana melakukan, bagaimana melakukan, dan bagaimana biayanya (siabidiba).

Tujuan organisasi ialah untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien melalui kerja sama orang-orang yang ada di dalam organisasi. Orang-orang yang bekerja sama secara kooperatif dan koordinatif di dalam sebuah organisasi akan melampaui jumlah hasil orang yang bekerja sendiri-sendiri. Konsep ini disebut konsep synergy. Untuk maksud itu, maka orang-orang di dalam organisasi harus dibagi tugas-tugasnya.

Jika orang-orang yang berkumpul dalam suatu organisasi tidak dibagi tugastugasnya, mereka akan kacau balau dalam menangani pekerjaannya. Tugas-tugas itu harus digambarkan (job description) dengan tegas dan jelas agar tidak menimbulkan interpretasi. Adanya berbagai interpretasi ini dapat menyebabkan tugas-tugas menjadi tumpang-tindih (over lapping) yang akhirnya dapat menimbulkan konflik antaranggota organisasi. Biasanya, tugas yang ada uangnya atau menguntungkan akan saling berebut, sedangkan tugas yang tidak ada uangnya akan saling menolak.

Pembagian tugas hendaknya dilakukan secara adil (profesional dan proporsional). Profesional dalam hal ini dapat diartikan menempatkan seseorang sesuai dengan masing-masing keahlian, latar belakang pendidikan, dan pengalaman yang dimilikinya (the right man and the right place). Karena, jika pekerjaan dikerjakan oleh orang yang bukan ahlinya, maka tunggulah kehancurannya. Bagaimanapun baiknya peralatan dan teknologi canggih yang disediakan, namun jika digunakan oleh orang yang bukan ahlinya maka tunggulah kehancurannya. Jadi, peralatan dan teknologi tergantung manusia yang menggunakannya (the man behind the gun).

Proporsional artinya ada keseimbangan yang rasional (masuk akal) dalam pembagian tugas. Maksudnya, jumlah tugas, tingkat kesulitan tugas, waktu penyelesaian tugas disesuaikan dengan kemampuan orang yang akan diberi tugas dan mendapatkan penghargaan yang layak. Tugas yang terlalu ringan dan kurang menantang membuat orang kurang terangsang untuk mengerjakannya. Sebaliknya, tugas yang terlalu berat dan sangat menantang membuat orang menjadi putus asa (frustrasi) mengerjakannya. Demikian pula dalam hal penghargaan. Upah yang terlalu rendah dapat membuat orang menjadi malas atau korupsi dan upah yang terlalu tinggipun tidak menjamin membuat orang menjadi rajin dan tidak korupsi. Hal penting yang harus dimiliki oleh penentu upah adalah prinsipjika membayar orang lebih besar dari prestasinya, maka anggaplah itu sebagai sedekah, tetapi jika membayar orang lebih kecil dari prestasinya maka hal itu merupakan pemerasan manusia atas manusia. Agar kita profesional dan proporsional dalam membagi tugas diperlukan suatu ilmu yang disebut analisis tugas (job analysis).

Mengingat ilmu, pengetahuan, dan teknologi (iptek) selalu berkembang dengan pesatnya maka orang-orang di dalam organisasi harus mengikutinya agar organisasi tetap bertahan (survive). Orang-orang diberi pengalaman menyelesaikan tugas-tugasnya yang ada dengan iptek mutakhir atau diberi tugastugas lainnya yang masih dalam ruang lingkup bidangnya agar produktivitas kerjanya semakin meningkat. Memperkaya tugas ini disebut job enrichment.

Guna mengantisipasi semakin meningkatnya tuntutan pelanggan organisasi atas kualitas dan kuantitas pelayanannya maka organisasi perlu menambah tugas-tugas baru dengan pelayanan-pelayanan baru. Penambahan tugas-tugas baru ini disebut job enlargement.

Orang-orang didalam Organisasi minimal lima tahun sekali dipindahkan tugasnya agar tidak merasa jenuh atau bosan. Orang jenuh biasanya tidak produktif lagi sehingga perlu suasana baru dengan tugas-tugas yang baru pula. Pemindahan tugas ini disebut job rotation atau job mutation. Job rotation juga berfungsi agar orang tidak terlalu intim dengan bawahan dan masyarakat di lingkungan organisasinya. Karena hal ini dapat menimbulkan dampak negatif seperti Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN). Pembagian pekerjaan bertujuan untuk menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh bukan ahlinya karena hanya akan menimbulkan pemborosan sumber daya organisasi. Misalnya, seorang peneliti tugas utamanya adalah melakukan penelitian tidak efisien dan efektif kalau ditugaskan menangani masalah-masalah administratif yang memang bukan bidangnya. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan pembagian kerja berdasarkan spesialisasinya ini adalah keahlian yang tinggi akan menghasilkan produktivitas kerja yang tinggi pula.

2) Departementalisasi
Departementalisasi ialah penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok-kelompok kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pengelompokan pekerjaan didasarkan atas 1) Fungsi: pimpinan sekolah, guru, tata usaha, siswa, dewan sekolah, dan keuangan; 2) Produk atau jasa: lulusan sekolah, unit produksi; 3) Wilayah: Dinas Provinsi, Dinas Kecamatan; 4) Langganan: siswa, orang tua, pemerintah, dan swasta; 5) Proses: PBM, pengambilan keputusan, program, monitoring, dan evaluasi; 6) Waktu: giliran (shift) pagi atau giliran siang, catur Wulan, semester, dan tahun; 7) Pelayanan: TK sampai PT, kelas reguler atau eksekutif; 8) Alphanumericai: nomor ] sampai 100 di kelompok A, dan seterusnya termasuk juga umur, pangkat, dan jabatan; 9) Proyek dan matriks: proyek peningkatan mutu, proyek lainnya.

Hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu cara pengelompokan di atas. Departementalisasi didasarkan atas 1) fungsi (fungsional), 2) devisional, 3) proyek atau matriks. Lihat macam-macam struktur organisasi.

3) Rentang Kendali (Span of Control)
Rentang kendali ialah jumlah bawahan yang dikendalikan oleh atasannya. Rentang kendali disebut juga sebagai span of control, span of authority, span Of attention, dan span of supervision. Disebut sebagai rentang manajemen atau tentang supervisi karena menganut prinsip semakin besar jumlah orang yang diawasi semakin sulit bagi atasan untuk mengawasinya.

Fayol mengatakan bahwa jumlah maksimal bawahan yang dikendalikan oleh setiap pengawas produksi adalah 30 orang, sedangkan kepala pengawas (superintendent) maksimal hanya mengawasi 4 pengawas produksi. Ada pula yang berpendapat jumlah ideal lima orang dan jumlah maksimal sembilan orang.

Depag memutuskan satu kelompok haji sepuluh orang. Jadi, banyaknya bawahan masih perlu diperdebatkan. Pada prinsipnya tergantung pada tipe atau bentuk struktur organisasi, kemampuan dan kemauan supervisor (atasan), kemampuan dan kemauan bawahan, dan sifat-sifat pekerjaan itu sendiri.

Graicunas, seorang konsultan dan ahli matematika Prancis menyatakan bahwa untuk memilih rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi, tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok beranggota dua atau lebih. Jadi, dengan tiga bawahan, seorang manajer mempunyai hubungan dengan setiap individu dan dengan tiga kelompok yang berbeda, yaitu kombinasi dari setiap dua bawahan dan kelompok yang terdiri dari ketiganya. Untuk menghitung jumlah hubungannya, Graicunas memberikan rumus sebagai berikut.

Jadi, jika kita mempunyai bawahan 5 orang maka jumlah hubungan atasan dengan bawahan adalah 100 orang. Bila jumlah bawahan kita 10 orang maka jumlah hubungan atasan dengan bawahan adalah 2.376 hubungan.

Penulis manajemen lainnya, Urwick menyimpulkan bahwa tidak ada manajer yang dapat mengendalikan secara langsung kerja lebih dari lima atau paling banyak enam bawahan. Jenderal Ian Hamilton berdasarkan pengalaman militernya menyimpulkan bahwa otak pimpinan hanya mampu menangani enam otak bawahannya, lebih dari itu sudah tidak efektif lagi.

4) Delegasi
Delegasi ialah pelimpahan wewenang. Wewenang adalah hak yang diserahkan kepada seseorang di dalam organisasi untuk mengambil keputusan. Sedangkan tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugasnya. Seorang pimpinan dapat melimpahkan wewenangnya kepada bawahan yang ditunjuk, tetapi tidak boleh melimpahkan tanggungjawabnya kepada bawahan. Wewenang diberikan kepada bawahan agar bawahan: (1) mempunyai peluang untuk berprestasi, (2) mampu mengambil keputusan secara mandiri, dan (3) meningkatkan motivasi dan partisipasi bawahan karena telah mendapat kepercayaan dan penghargaan atasannya.

Teknik-teknik untuk melakukan delegasi antara lain 1) berikan delegasi kepada bawahan yang memang mau dan mampu melaksanakan tugasnya, 2) berikan petunjuk yang jelas dan dapat dilaksanakan, 3) beri motivasi, 4) pantau pekerjaan yang didelegasikan, 5) minta umpan balik, dan 6) tunjukkan kepercayaan kepada bawahan.

Pembagian pekerjaan, departementalisasi, rentang kendali, dan delegasi di atas memberikan keputusan dalam mendesain informasi yang menghasilkan anatomi atau struktur organisasi. Selanjutnya, akhir-akhir ini para ahli mengembangkan pula desain struktur organisasi dalam hubungannya dengan hasil kerja, sikap, kepuasan kerja, dan variabel lain yang dianggap penting. Kemajuan ini tidak hanya ditentukan oleh kompleksnya hubungan variabel itu sendiri, tetapi juga oleh sulitnya menetapkan dan mengukur konsep struktur organisasi. Meskipun kesepakatan umum tentang dimensi desain struktur organisasi tidak mungkin didapat, namun masih dapat diberikan saran-saran. Tiga saran untuk mendesain struktur organisasi adalah dengan mempertimbangkan 1) sentralisasi, 2) formalisasi, dan 3) kompleksitas.

Sentralisasi berkenaan dengan wewenang pengambilan keputusan dalam penyebaran hierarki organisasi. Siapakah yang berwenang mengambil keputusan? Keputusan apakah yang dapat diambil olehnya? Konsep sentralisasi tampak sederhana, namun dalam praktiknya menjadi rumit karena 1) orang dalam tingkatan yang sama di dalam organisasi mempunyai wewenang yang berbeda dalam pengambilan keputusan, 2) tidak semua keputusan sama pentingnya dalam organisasi, dan 3) orang mungkin saja tidak merasa bahwa mereka benar-benar memiliki wewenang meskipun sudah tercantum dalam uraian pekerjaannya.

Formalisasi berkenaan dengan arah pengembangan harapan dan tujuan akhir dari pekerjaan yang diatur secara rinci dan tertulis. Pada struktur organisasi yang sangat formalistis terdapat uraian pekerjaan secara rinci dan tertulis sehingga setiap anggota organisasi mengetahui secara resmi tentang hal-hal yang harus dikerjakannya. Walaupun organisasi secara formal telah memiliki uraian pekerjaan secara rinci dan tertulis, tetapi dalam praktiknya, kemungkinan anggota organisasi tidak mematuhinya atau dengan kata lain uraian kerja itu tidak memengaruhi perilaku mereka.

Kompleksitas berkenaan dengan jumlah nama pekerjaan (job titles) atau kelompok jabatan yang berbeda-beda. Kompleksitas adalah hasil pertumbuhan langsung dari pembagian kerja (departementalisasi). Semakin banyak departemen, semakin kompleks pula permasalahan organisasi. Oleh karena itu, l)anyaknya perbedaan pekerjaan (diferensiasi) dapat disamakan dengan kompleksitas pekerjaan. Jumlah unit pekerjaan yang berbeda pada tingkat yang Sama disebut diferensiasi horizontal, sedangkan jumlah tingkat (hierarki) yang berbeda dalam struktur organisasi disebut diferensiasi vertikal. Jadi, kompleksitas berhubungan dengan pembagian kerja (departementalisasi) dan rentang kendali. Gambaran rentang kendali seperti berikut ini.

Pengorganisasian yang tepat dalam penyusunan kelembagaan aparatur pemerintah perlu didasarkan pada asas-asas tugas pokok aparatur pemerintah sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Asas-asas tersebut antara lain 1) pembagian tugas, 2) fungsionalisasi, 3) koordinasi, 4) kesinambungan, 5) keluwesan, 6) akordian, (7) pendelegasian wewenang, 8) rentang kendali, 9) jalur dan staf, 10) kejelasan dalam pembaganan (Anonim, 2000).

Pembagian tugas, artinya dalam pengorganisasian aparatur pemerintah, tugas umum pemerintahan dan pembangunan perlu dibagi habis ke dalam tugastugas departemen, Lembaga Pemerintah Nondepartemen, dan aparatur lainnya sehingga tanggung jawab dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan terjamin. Akan tetapi, tidak berarti bahwa pemerintah melaksanakan tugasnya sendiri tanpa kerja sama dengan pihak lain yang terkait. Sesuai dengan asas ini, maka perlu adanya perumusan tugas yang jelas sehingga tidak terjadi duplikasi pekerjaan, benturan, dan kekaburan. Jabatan rangkap tidak menguntungkan, baik ditinjau dari sudut pengembangan anggota organisasi maupun jenis pelayanannya. Dengan adanya pembagian tugas, perhatian pejabat atau petugas atas tugas khasnya akan semakin baik, dan akan menghasilkan mutu pelayanan yang lebih baik pula.

Fungsionalisasi, artinya dalam pelaksanaan tugas umum dan pembangunan harus ada instansi yang secara fungsional paling bertanggung jawab. Asas ini menentukan mekanisme koordinasi dalam arti instansi fungsional yang paling bertanggung jawab memprakarsai koordinasi tersebut.

Koordinasi, artinya dalam penyusunan kelembagaan instansi pemerintah memungkinkan terwujudnya kerja sama yang mantap dalam pelaksanaan tuga-tugas pemerintahan dan pembangunan.

Kesinambungan, artinya tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan harus berjalan secara terus-menerus sesuai dengan kebijakan dan program yang telah ditetapkan. Keluwesan, artinya organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan sehingga kakuan dalam pelaksanaan tugas dapat dihindari.

Akodian, artinya organisasi dapat berkembang atau mengecil (downsizing) sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. Pengecilan tidak boleh menghilangkan fungsi organisasi. Ciri paling dasar birokrasi modern ialah adanya hierarki yang monokratis dan terbuka, adanya derajat spesialisasi tinggi, dan adanya suatu sistem pengaturan legal rasional yang ditaati dengan tepat dan baik oleh birokrat. Suatu organisasi modern harus mempunyai struktur yang ramping dan sederhana, serta bertekad agar setiap unit di dalamnya memiliki otonomi sebesar mungkin. Dengan demikian, keterikatan seseorang terhadap suatu organisasi tercipta karena ia bekerja di organisasi itu atau karena rentang kendali organisasi yang ketat. Jadi, jika perampingan organisasi ingin dilakukan, maka ciri dasar birokrasi modern tersebut harus diperhatikan.

Sebaliknya, pembesaran dalam rangka menambah anggota organisasi dengan maksud untuk memberikan keluarga dan kawan-kawan suatu jabatan, yaitu dengan cara meragamkan jabatan atau menambah bagian-bagian baru yang membuat organisasi menjadi gemuk. Organisasi yang gemuk seperti halnya dengan manusia yang gemuk akan menjadi lamban gerakannya. Pembesaran organisasi yang tidak bermanfaat ini disebut penyakit Parkinson.

Pendelegasian wewenang artinya ada tugas-tugas pimpinan yang dapat dilimpahkan. Unit yang menerima pelimpahan tersebut harus mampu melaksanakan wewenang dan tugas-tugas yang dilimpahkan.

Rentang kendali artinya jumlah orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan yang secara rasional dapat dikendalikannya. Hal ini mengingat keterbatasan kemampuan manusia. Pendapat pakar tentang jumlah orang yang menjadi bawahannya bermacam-macam. Ada yang menyatakan, lima sampai sepuluh orang lebih terkendali ketimbang lebih dari sepuluh.

Jalur dan staf artinya dalam organisasi pemerintah harus ada kejelasan antara tugas pokok dengan tugas penunjang. Ada satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok organisasi dan ada pula yang melaksanakan tugas penunjang.

Kejelasan dalam pembaganan artinya setiap organisasi mempunyai struktur (bagan) yang jelas sehingga setiap pihak yang berkepentingan segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi aparatur pemerintah, organisasi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, rumusan tugas dan fungsi setiap unit, dan uraian jabatan. Dalam bagan tersebut antara lain harus menggambarkan 1) kedudukan setiap unit dan petugas dalam susunan suatu satuan organisasi, 2) tugas pokok dan fungsi organisasi, dan 3) hubungan antara setiap unit dan petugas. Dalam uraian jabatan antara lain harus menggambarkan 1) nama jabatan, 2) tugas-tugas yang harus dikerjakan, dan 3) persyaratan jabatan yang harus dipenuhi. Uraian jabatan ini diperoleh melalui analisis jabatan.

Sumber:
Usman, Husaini. 2011. Manajemen: Teori, Praktek, dan Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara. Hal.169-176.

Keyword terkait:
pengorganisasian dalam manajemen, pengorganisasian dan struktur organisasi, pengorganisasian dan organisasi.

Baca Artikel Lainnya:

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *